Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung und Hosting der Website

Die Website wird über ChatGPT Sites durch die OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, in unserem Auftrag gehostet und technisch bereitgestellt. OpenAI setzt für die Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere Cloudflare, Ltd. für Content Delivery und Webhosting.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer-Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Übertragungsstatus gehören. Diese Verarbeitung ist für die Auslieferung der Website, die Systemsicherheit, die Missbrauchsabwehr und die Fehleranalyse erforderlich. Davon getrennt führt die Anwendung die unter Ziffer 6 beschriebene, ausschließlich zusammengefasste Reichweitenstatistik.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt.

Speicherdauer

Technische Protokolldaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Die Anwendung übernimmt keine Roh-Protokolle in die Reichweitenstatistik.

Drittlandverarbeitung

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, stützt OpenAI die Übermittlung nach eigener Angabe auf Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln.

Auftragsverarbeitung für ChatGPT Sites ↗Aktuelle Unterauftragsverarbeiter ↗

3. Technisch notwendige Speicherung und Bot-Schutz

Cloudflare kann das technisch notwendige Cookie __cf_bm setzen. Es dient der Erkennung und Abwehr automatisierter Zugriffe und wird nach Angaben von Cloudflare nach etwa 30 Minuten Inaktivität ungültig. Das Cookie wird nicht für unsere Reichweitenmessung verwendet und nicht eingesetzt, um Besucher über verschiedene Websites hinweg zu verfolgen.

Die Website verwendet keine Marketing-Cookies. Sie speichert lediglich vorübergehend den Schlüssel klarbuero-css-retry im Sitzungsspeicher des Browsers. Damit wird bei einer fehlgeschlagenen Design-Auslieferung höchstens ein automatischer Neuladevorgang ausgelöst. Nach erfolgreichem Laden wird der Schlüssel wieder entfernt; spätestens mit dem Ende der Browser-Sitzung wird er gelöscht. Er dient weder der Wiedererkennung noch dem Tracking.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Der Speicherzugriff ist für die technisch stabile Bereitstellung der ausdrücklich aufgerufenen Website erforderlich.

Cloudflare: technisch notwendige Cookies ↗

4. Kostenlose Ablaufanalyse und Anfrage

Wenn Sie das Anfrageformular absenden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben, um Ihre kostenlose Ablaufanalyse vorzubereiten, Rückfragen zu stellen, den möglichen Bedarf einzuordnen und Sie wegen eines möglichen Erstgesprächs oder Angebots zu kontaktieren.

Verarbeitet werden:

• Betrieb beziehungsweise Unternehmen,
• geschäftliche E-Mail-Adresse,
• Vor- und Nachname,
• optional Telefonnummer für einen Rückruf,
• optional Betriebsgröße,
• ausgewählter Bürozeitfresser,
• optional genutzte Programme,
• Fassung der angezeigten Datenschutzhinweise und Zeitpunkt der Eintragung,
• Bearbeitungsstatus sowie Erstellungs- und Änderungszeit.

Ein ausschließlich zur Bot-Abwehr verwendeter Startzeitpunkt und ein unsichtbares Prüffeld werden bei der Anfrage übertragen, aber nicht in der Anfragedatenbank gespeichert.

Die Anfragedaten werden in einer Cloudflare-D1-Datenbank innerhalb der oben beschriebenen Hosting-Infrastruktur gespeichert.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn Sie selbst möglicher Vertragspartner sind. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, geschäftliche Anfragen zu bearbeiten und eine mögliche Geschäftsbeziehung vorzubereiten.

Empfänger

Intern erhalten nur die mit Bearbeitung und Vorbereitung betrauten Personen Zugriff. Die technische Speicherung erfolgt über die oben genannten Auftragsverarbeiter. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer

Die Löschung richtet sich nach dem Wegfall des Bearbeitungszwecks. Einträge, die zwölf Monate lang nicht aktualisiert wurden und weiterhin nur den Status einer offenen Anfrage haben, werden bei der nächsten Anfrage oder beim nächsten Aufruf des geschützten Betreiberbereichs aus der Datenbank entfernt. Bei Vertragsschluss oder gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten gelten die dafür erforderlichen Fristen.

Die Anfrage ist freiwillig. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir sie nicht bearbeiten. Eine Anfrage ist weder eine Bestellung noch ein Vertrag.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die Absenderadresse, den Inhalt der Nachricht und die von Ihnen freiwillig übermittelten Angaben. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche oder vertragliche Anliegen geht, und im Übrigen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Wir löschen die Kommunikation, wenn die Anfrage abschließend erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

5a. Interaktive Klarbüro-Testseite

Auf der Seite „Klarbüro selbst testen“ können Sie eine beispielhafte Ordnerstruktur, synthetische E-Mails, Textdokumente und Bilder durchsuchen. Diese mitgelieferten Beispiele enthalten keine echten Kunden- oder Kontaktdaten.

Wenn Sie über die Testseite eine eigene TXT-, MD-, CSV-, JPG- oder PNG-Datei auswählen, wird diese ausschließlich im Arbeitsspeicher Ihres Browsers geöffnet und dort dargestellt beziehungsweise regelbasiert ausgewertet. Die Datei und ihr Inhalt werden nicht an uns oder den Hostingserver übertragen, nicht in der Anfragedatenbank gespeichert und nicht in die Reichweitenstatistik aufgenommen. Beim Neuladen oder Schließen der Seite werden die lokal geöffneten Inhalte verworfen. Bitte verwenden Sie für eine öffentliche Produktdemo dennoch möglichst keine vertraulichen oder besonders sensiblen Angaben.

Eingetippte Such- und Arbeitsbefehle werden ebenfalls nur im aktuellen Browserzustand verarbeitet. Die derzeit angezeigte Demo-E-Mail-Adresse ist noch nicht aktiv; über die Testseite werden keine eingehenden E-Mails verarbeitet oder gespeichert.

Die Testseite selbst wird nur mit dem Seitenpfad /testennach den unter Ziffer 6 beschriebenen Regeln gezählt. Dateinamen, Dateiinhalte, Suchbefehle und Spracheingaben werden nicht als Analysewerte übertragen.

6. Datensparsame Reichweitenmessung

Wir führen eine eigene, serverseitige Reichweitenstatistik, um zu erkennen, welche Inhalte genutzt werden, über welche Quellen Aufrufe kommen und ob die Anfrage funktioniert. Dafür werden keine Analyse-Cookies, keine Gerätekennung, keine User-ID, kein lokaler Speicher und kein Fingerprinting eingesetzt. Die Website verwendet weiterhin weder Google Analytics noch Google Tag Manager, Meta-Pixel, Werbenetzwerke, Heatmaps oder Sitzungsaufzeichnungen.

Je Kalendertag werden nur folgende Zählwerte zusammengefasst:

• aufgerufener Seitenpfad ohne Such- oder Formularinhalt,
• Domain einer verweisenden Website ohne dortigen Pfad und ohne dortige Suchbegriffe,
• freiwillig gesetzte Kampagnenangaben utm_source, utm_medium und utm_campaign in begrenzter Länge,
• grober zweistelliger Ländercode aus der technischen Bereitstellung sowie
• Anzahl erfolgreicher Formularsendungen.

Die Anwendung speichert dafür weder die IP-Adresse noch den vollständigen Browser- oder Gerätebezeichner. Solche Verbindungsangaben werden nur vorübergehend für die technische Bereitstellung und zur Filterung erkennbarer Bots verarbeitet. Eine Wiedererkennung einzelner Personen oder Geräte und eine Zusammenführung zu individuellen Besuchsverläufen findet nicht statt. Deshalb kann die Statistik keine exakte Zahl eindeutiger Besucher ausweisen. Browser-Signale für Do Not Track und Global Privacy Control werden bei dieser Messung respektiert.

Zweck und Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Erfolgskontrolle, der Verbesserung der Inhalte und der Erkennung funktionaler Probleme. Für die Messung werden keine Informationen im Endgerät gespeichert und keine dort abgelegten Informationen ausgelesen.

Empfänger

Intern ist die Auswertung auf den Betreiberzugang beschränkt. Die technische Verarbeitung erfolgt innerhalb der unter Ziffer 2 beschriebenen Hosting-Infrastruktur; ein zusätzlicher Analyse- oder Werbeanbieter erhält keine Daten.

Speicherdauer

Gespeichert werden ausschließlich addierte Tageswerte. Datensätze, die älter als 13 Monate sind, werden automatisch gelöscht.

Soweit Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation der Verarbeitung widersprechen möchten, gelten die Hinweise unter Ziffer 8. Weitergehende Analyse- oder Werbetechnik ist nicht aktiv. Vor jeder Erweiterung prüfen wir die Rechtsgrundlage, aktualisieren diese Erklärung und holen – soweit erforderlich – eine Einwilligung ein.

§ 25 TDDDG ↗Datenschutzkonferenz: Digitale Dienste ↗

7. Externe Links

Die Website enthält einzelne Links zu externen Informations- und Rechtsquellen. Eine Verbindung zur jeweiligen Drittseite wird erst hergestellt, wenn Sie den Link bewusst öffnen. Für die anschließende Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

8. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

9. Zuständige Datenschutzaufsicht

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.