Klarbüro-Anbieter
Die im Vertrag benannte Gesellschaft stellt Klarbüro unter eigener Marke bereit. In diesem Modell ist sie damit grundsätzlich Anbieterin des Gesamtsystems und bei Modellintegration Downstream-Anbieterin.
Klarbüro Compliance Framework
Kontrollierte KI braucht mehr als ein Versprechen.
Klarbüro arbeitet mit festgelegten Rollen und Freigaberegeln. Für jede Kundenkonfiguration dokumentieren wir, welche Datenquellen und Dienste verwendet werden und welche Handlungen eine menschliche Freigabe benötigen. Die angebotene Zweckbestimmung ist auf administrative Büroassistenz begrenzt; sensible Auswahl-, Bewertungs- und Entscheidungsfunktionen sind nicht Teil des freigegebenen Leistungsumfangs.
- Menschliche Freigabe
- Dokumentierte Datenwege
- Modulweise Risikoprüfung
Produkt- und Transparenzinformation · kein Zertifikat und keine pauschale Rechtsberatung
Unser Grundsatz
Kein Werbesiegel. Ein nachvollziehbarer Prüfrahmen.
Ob eine KI-Anwendung rechtlich und technisch passend eingeordnet ist, hängt von ihrem konkreten Verwendungszweck, den eingebundenen Komponenten und der tatsächlichen Nutzung ab. Deshalb behauptet Klarbüro keine pauschale „AI-Act-Zertifizierung“.
Vor einem produktiven Einsatz werden der vereinbarte Funktionsumfang, die Daten- und Systemwege, die Rollen, die Freigaben sowie die ausgeschlossenen Nutzungen konkret dokumentiert. AI Act, Datenschutz, Cybersicherheit und vertragliche Verantwortung bleiben dabei getrennte Prüfbereiche.
LeitprinzipDie KI darf vorbereiten. Über rechtlich, finanziell oder organisatorisch kritische Folgen entscheidet ein Mensch.
Die verbindliche Struktur dahinter
Vier Regeln gelten für jede ausgelieferte Konfiguration.
Ein Sprachmodell erhält keinen pauschalen Zugriff auf Dateien, Programme oder externe Aktionen. Der dokumentierte Leistungsumfang legt Datenwege, Rechte und Freigaben fest.
- 01Berechtigte Person
Auftrag und Entscheidung
Der Nutzer gibt den Auftrag, sieht das Ergebnis und entscheidet über freigabepflichtige Schritte.
- 02Zentrale Bedien-KI
Samina
Samina dient als zentrale Bedienoberfläche und bereitet die im Leistungsumfang vereinbarten Abläufe vor.
- 03Kontroll- und Ausführungsebene
Klarbüro Core
Funktionen, Rechte, Freigaben und Datenwege sind auf den dokumentierten Leistungsumfang begrenzt.
- 04Freigegebene Ziele
Lokale Systeme und Dienste
Klarbüro verwendet nur die im Angebot und in der Kundendokumentation benannten Systeme und Dienste.
Fehlt eine Berechtigung, ist der Fall unklar oder ist eine kritische Aktion betroffen, führt der Ablauf zurück zur menschlichen Prüfung.
Verantwortung entlang der Kette
Jede Rolle hat einen eigenen Verantwortungsbereich.
Der AI Act unterscheidet unter anderem Anbieter, Anbieter des zugrunde liegenden Modells und Betreiber. Die konkrete Vertragsgesellschaft und der vereinbarte Einsatz werden im Angebot und in der Kundendokumentation benannt.
Anbieter des Basismodells
Stellt das verwendete KI-Modell bereit und ist für die modellbezogenen Pflichten verantwortlich. Diese Rolle ist nicht automatisch identisch mit dem Klarbüro-Anbieter.
Geschäftskunde als Betreiber
Nutzt Klarbüro innerhalb des vereinbarten Zwecks, vergibt betriebliche Rechte und stellt sicher, dass Beschäftigte eingewiesen und Freigaben tatsächlich wahrgenommen werden.
Berechtigte Person
Prüft Quellen und Vorschläge, korrigiert unklare Fälle und erteilt oder verweigert die Freigabe für kritische Schritte.
Human in the loop
Der erlaubte Automatisierungsgrad wird vorab festgelegt.
Klarbüro unterscheidet reversible interne Vorbereitung, freigabepflichtige Aktionen und ausdrücklich ausgeschlossene Verwendungen.
Automatisierbar
- Dokumente intern erfassen und Inhalte extrahieren
- Benennung und Zuordnung vorschlagen
- reversible Kopie oder Ablage vorbereiten
- unklare Fälle in die Prüfbox leiten
Freigabepflichtig
- externe Kommunikation versenden
- Zahlungen oder verbindliche Buchungen auslösen
- rechtliche oder steuerliche Erklärungen abgeben
- endgültig löschen, Rechte ändern oder Systeme aktualisieren
Ausgeschlossen
- Bewerber auswählen oder Beschäftigte bewerten
- Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen
- Kreditwürdigkeit oder medizinische Behandlung entscheiden
- Biometrie, Emotionen oder Rechtsfälle bewerten
Die derzeit angebotene Zweckbestimmung ist auf administrative Büroassistenz begrenzt. Auswahl-, Bewertungs- und Entscheidungsfunktionen aus Anhang III des AI Acts sind nicht Teil des freigegebenen Leistungsumfangs. Jede neue Funktion muss vor Freigabe erneut eingeordnet werden. Menschliche Freigabe allein würde eine Hochrisiko-Einstufung nicht ausschließen.
Transparenz nach außen und innen
Menschen erkennen, wann KI beteiligt ist.
Samina wird als KI-Assistentin kenntlich gemacht. Für generierte Inhalte wird je Einsatz geprüft, welche technische Kennzeichnung oder sichtbare Offenlegung nach Artikel 50 erforderlich ist. Quellen, Unsicherheiten und menschliche Freigaben sind dort sichtbar, wo sie für die Entscheidung relevant sind.
Spätestens bei der ersten Interaktion wird erkennbar, dass Samina ein KI-System ist.
Maschinenlesbare Kennzeichnungen und – soweit für Inhalt und Nutzung vorgeschrieben – eine sichtbare Offenlegung werden rollenbezogen umgesetzt.
Öffentliche oder geschäftskritische Inhalte erhalten eine zuordenbare Prüfung und redaktionelle Verantwortung.
Daten- und Sicherheitsstruktur
Jeder Datenweg braucht Zweck, Grenze und Verantwortliche.
Vor dem Produktivbetrieb wird die konkrete Konfiguration dokumentiert. Aussagen wie „vollständig lokal“, „ausschließlich in Deutschland“ oder „keine Nutzung für Modelltraining“ werden nur getroffen, wenn sie technisch und vertraglich nachgewiesen sind.
Datenfluss festlegen
Datenarten, Zwecke, Speicherorte, eingesetzte Dienste, Übermittlungen, Aufbewahrung und Löschung werden für den vereinbarten Ablauf beschrieben.
Rechte begrenzen
Persönliche Konten, Mehrfaktor-Authentisierung, Minimalrechte, getrennte Mandanten und kontrollierte Supportzugriffe bilden den verbindlich dokumentierten Rahmen.
Fehler beherrschbar machen
Originale und Quellen bleiben erhalten. Datensicherung, Wiederherstellungstest, geregelte Updates, Incident-Prozess, Export und manueller Rückfallweg werden vor Übergabe im vereinbarten Umfang dokumentiert und geprüft.
Von der Funktion zum Nachweis
Compliance wird über den gesamten Lebenszyklus gepflegt.
Protokollierung, menschliche Kontrolle und Sicherheitsmaßnahmen gelten für Klarbüro als Schutzprinzipien, soweit sie für den aktuellen Einsatzzweck nicht bereits zwingend vorgeschrieben sind.
- 01
Zweck festlegen
Funktion, Nutzer, Datenarten, gewünschte Ergebnisse und ausgeschlossene Verwendungen werden je Modul beschrieben.
- 02
Risiko einordnen
Vor Freigabe wird geprüft, ob neue Funktionen die bisherige AI-Act-Einordnung oder andere Pflichten verändern.
- 03
Technik dokumentieren
Modelle, Komponenten, Datenwege, Schnittstellen, Rechte und Freigabeketten werden versionsbezogen erfasst.
- 04
Testen und freigeben
Normalfälle, Ausnahmen, Rechtefehler und Rücknahme werden geprüft, bevor ein Ablauf produktiv genutzt wird.
- 05
Kompetenz sichern
Angemessene Maßnahmen fördern rollenbezogen die KI-Kompetenz zu Fähigkeiten, Grenzen, Freigaben und erkennbaren Fehlermustern.
- 06
Änderungen beherrschen
Updates, Auffälligkeiten und Vorfälle werden bewertet; bei Bedarf wird ein Ablauf gestoppt oder zurückgesetzt.
Kundenfähiger Nachweis
Der konkrete Einsatz wird als Compliance-Dossier beschrieben.
Die öffentliche Seite erklärt den Rahmen. Entscheidend ist die Dokumentation für das tatsächlich angebotene Modul und die konkrete Kundenumgebung.
Mindestinhalt vor Produktivbetrieb
- AI Fact Sheet mit Zweck, Fähigkeiten und Grenzen
- Rollen-, Rechte- und Freigabematrix
- Komponenten-, Modell- und Datenflussverzeichnis
- unterstützte Systeme, Versionen und ausgeschlossene Nutzungen
- Test-, Änderungs-, Incident- und Rücknahmeprozess
- Einweisung und Ansprechpartner für Betrieb und Vorfälle
Offizielle Grundlagen
Die Struktur orientiert sich an den aktuellen EU-Regeln.
Die regulatorische Einordnung wird bei Änderungen des Funktionsumfangs oder der Rechtslage aktualisiert. Maßgeblich sind die offiziellen Texte und der konkrete Einzelfall.
Artikel 3Begriffe und Rollen, einschließlich Anbieter, Betreiber und Downstream-AnbieterArtikel 4Angemessene Maßnahmen zur Förderung der KI-KompetenzArtikel 6Regeln zur Einstufung von KI-Systemen als hochriskantArtikel 50Transparenz bei KI-Interaktion und generierten InhaltenAnhang IIIAufgelistete Hochrisiko-VerwendungsbereicheEU-KommissionAnwendungszeitplan und aktueller Umsetzungsstand des AI ActsArtikel 95Freiwillige Anwendung zusätzlicher SchutzanforderungenTransparenzleitlinienAktuelle Auslegungshilfe der EU-Kommission zu Artikel 50Verordnung (EU) 2026/1744Seit 27. Juli 2026 geltende Änderungen und ÜbergangsregelungenFAQ zum aktuellen ZeitplanTransparenzpflichten und verschobene Hochrisiko-Fristen im Überblick
Diese Darstellung ist eine Produkt- und Transparenzinformation. Sie ist weder ein Zertifikat noch eine Rechtsberatung für den jeweiligen Kundeneinsatz.
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